Besonderheiten bei Studenten – darauf müssen Sie bei der Gehaltsabrechnung achten

Häufig sind Studenten darauf angewiesen, während Ihrer Studienzeit oder während der Semesterferien zu arbeiten, um das Studium finanzieren zu können. Gerne werden sie bei Arbeitgebern als Saisonarbeitskräfte, als Teilzeitbeschäftigte oder einfach als Aushilfen eingesetzt. Es gibt nun verschiedene Möglichkeiten, Studenten abzurechnen.

Als geringfügig Beschäftigte

Arbeiten Studenten über einen längeren Zeitraum, bzw. regelmäßig bei einem Arbeitgeber, und liegt der Verdienst unter 400 €, wird er als geringfügig Beschäftigter abgerechnet. Hier unterscheidet sich sein Status nicht von den anderen Beschäftigten. Die Anmeldung erfolgt bei der Minijob-Zentrale mit der Personengruppe 109 und dem Beitragsgruppenschlüssel 6500. Der Arbeitgeber hat die pauschalen Renten- und Krankenversicherungsbeiträge in Höhe von 15% und 13% zu bezahlen, und als Lohnsteuer fällt ein Pauschalbetrag von 2% an, den ebenfalls der Arbeitgeber zu tragen hat. In manchen Fällen werden diese 2% auf den Arbeitnehmer abgewälzt, was durchaus zulässig ist, sofern es vorab schriftlich vereinbart ist. Eine Lohnsteuerkarte ist nicht notwendig. Liegt allerdings eine solche vor, tritt an Stelle der pauschalen Lohnsteuer die individuelle Lohnsteuer.

Als kurzfristig Beschäftigter

Auch hier unterscheidet sich ein Student nicht von anderen kurzfristig Beschäftigten, wenngleich diese Form der Beschäftigung typisch für Schüler und Studenten ist. Kurzfristige Beschäftigungen sind sozialversicherungsfrei, wenn sie nicht länger als 50 Arbeitstage oder 2 Monate dauern, und die Tätigkeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Da Studenten berufsmäßig nicht arbeiten, sondern studieren, wird diese Voraussetzung erfüllt. Mit der zeitlichen Befristung von zwei Monaten können vor allem Arbeiten während der Semesterferien abgedeckt werden. Der Arbeitgeber sollte sich aber unbedingt von dem Student schriftlich bestätigen lassen, dass die 50 Arbeitstage nicht bereits bei einem anderen Arbeitgeber im Kalenderjahr erreicht wurden!

Der Verdienst unterliegt dem Lohnsteuerabzug. Er kann unter Vorlage der Lohnsteuerkarte individuell versteuert werden, oder pauschal mit 25%. Bei einer pauschalen Versteuerung muss jedoch geprüft werden, dass der tägliche Arbeitslohn 62 € nicht übersteigt, und die Beschäftigung 18 zusammenhängende Tage nicht überdauert. Da ein Student in der Regel seine Lohnsteuerkarte nicht bei einem anderen Arbeitgeber hat, entfällt meistens die Prüfung der Kriterien für die Lohnsteuerpauschalierung.

Der Arbeitgeber meldet die Beschäftigung mit der Personengruppe 110 und dem Beitragsgruppenschlüssel 0000 bei der Minijob-Zentrale an. Beiträge sind nicht abzuführen.

Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung

Studenten können auch einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nachgehen. Wenn die Beschäftigung längerfristig ist – also keine kurzfristige Beschäftigung – und die 400 € Grenze überschritten wird – also keine geringfügige Beschäftigung – handelt es sich um ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis. Der Verdienst unterliegt dann sowohl der Lohnsteuer als auch der Sozialversicherung.

Für die Lohnsteuerberechnung müssen keine Besonderheiten beachtet werden. Liegt keine Lohnsteuerkarte vor, ist die Klasse sechs anzunehmen, ansonsten erfolgt der Lohnsteuerabzug individuell nach der persönlichen Steuerklasse.

Bei der Sozialversicherung ist jedoch einiges zu beachten. Im Sozialversicherungsrecht ist verankert, dass während der Dauer des Studiums keine Beiträge in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung anfallen. Beiträge für die Rentenversicherung allerdings schon. Das bedeutet, der Student ist bei seiner Krankenkasse mit dem Beitragsschlüssel 0100 anzumelden, und bei der Lohnabrechnung ist nur der Rentenversicherungsbeitrag einzubehalten. Auch der Arbeitgeber hat nur die Anteile an die Rentenversicherung abzuführen. Die Arbeitgeberanteile für die anderen drei Versicherungsarten fallen nicht an.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Student weiterhin „hauptberuflich“ studiert. Man spricht hier von einer sogenannten 20-Stunden-Grenze. Das Studium darf also nicht in den Hintergrund rutschen, daher ist bei verschiedenen Gerichtsurteilen festgelegt worden, dass der Arbeitnehmer vorrangig studiert, wenn er – ausgehend von einer 40-Stunden-Woche – nicht mehr als 20 Stunden arbeitet. Er hat also noch Zeit, mindestens 20 Stunden – oder mehr – zu studieren. Durch diese Begründung kann die 20-Stunden-Woche auch überschritten werden, wenn Mehrstunden am Wochenende oder während der Semesterferien geleistet werden.

Beispiel 1: Arbeitet ein Student regelmäßig von Montag bis Freitag 4,5 Stunden täglich, so erreicht er eine wöchentliche Arbeitszeit von 22,5 h. Es ist davon auszugehen, dass das Studium nicht mehr im Vordergrund steht, so dass er sozialversicherungsrechtlich den Status des Studenten verliert und die vollen Sozialversicherungsbeiträge für alle Versicherungsarten abgezogen werden müssen.

Beispiel 2: Ein Student arbeitet täglich von Montag bis Freitag 3 Stunden und am Samstag 8 h. Hier liegt die wöchentliche Arbeitszeit bei 23 Stunden, jedoch kann davon ausgegangen werden, dass das Studium im Vordergrund steht, da ein großer Teil der Stunden während der vorlesungsfreien Zeit gearbeitet wird. Er kann also weiterhin als Student abgerechnet werden.

Die 20-Stunden-Grenze gilt übrigens nicht während der Semesterferien. Da hier bekanntlich keine Vorlesungen stattfinden, beeinträchtigt eine Arbeit über die 20 Stunden pro Woche hinaus nicht das Studium.

Wer einen Student sozialversicherungspflichtig beschäftigt, sollte sich in jedem Fall die Immatrikulationsbescheinigung der Universität oder Hochschule geben lassen, um den Studentenstatus bei späteren Prüfungen zu belegen. Zudem sollte bei einer Überschreitung der 20-Stunden-Grenze unbedingt in den Lohnunterlagen notiert werden, wann die Stunden gearbeitet wurden.

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