Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten

Die Bildung von aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz zum Jahresende ist erforderlich, um die periodengerechte Erfolgsermittlung zu gewährleisten, damit der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens vermitteln kann.

Die Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens als Erfolgsrechnung spiegelt nur dann das richtige wirtschaftliche Ergebnis des abgelaufenen Geschäftsjahres wider, wenn Abgrenzungen in den Fällen vorgenommen werden, in denen der Zeitpunkt einer Zahlung ins abgelaufene Geschäftsjahr fällt, aber Aufwand oder Ertrag, für den diese Zahlung vorgenommen wurde, erst später anzusetzen sind.

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten

Wurden im Geschäftsjahr, für das die Bilanz aufgestellt wird, Zahlungen vorgenommen, für die die Aufwendungen erst in späteren Perioden anfallen, ist ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden. Das Unternehmen hat zwar bereits eine finanzielle Belastung erfahren, aber noch keine wirtschaftliche – diese erfolgt erst, wenn es in der Zukunft zu einem Verbrauch für betriebliche Zwecke kommen wird. Somit darf sich dieser Aufwand, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt auch erst dann erfolgsmindernd in der Gewinn- und Verlustrechnung auswirken, wenn er tatsächlich auch Bestandteil des betrieblichen Leistungsprozesses geworden ist.

Geleistete Mietvorauszahlungen sind ein häufig vorkommender Fall, in dem aktive Rechnungsabgrenzungsposten gebildet werden müssen. Wird beispielsweise Anfang Oktober die Miete für Büroräume für ein halbes Jahr im Voraus gezahlt, entfällt bis zum Bilanzstichtag am 31. Dezember nur die eine Hälfte dieser Zahlung auf Aufwand des Geschäftsjahres. Die andere Hälfte der Mietvorauszahlung wird für die Monate Januar bis März des Folgejahres geleistet und stellt somit künftigen Mietwaufwand dar, der das Ergebnis des abgelaufenen Geschäftsjahres nicht schmälern darf. Durch die Bildung eines aktiven Rechnungsabgrenzungsposten wird dieser Teil der Mietvorauszahlung in der Bilanz aktiviert, sozusagen ähnlich einer Forderung auf künftige Mietleistungen. Im nächsten Geschäftsjahr wird der aktive Rechnungsabgrenzungsposten dann durch die Gegenbuchung an Mietaufwand verursachungs- und periodengerecht verbraucht.

Die in der Vergangenheit vom Handelsrecht eingeräumten Wahlrechte, als Aufwand berücksichtigte Zölle und Verbrauchsteuern sowie Umsatzsteuer als Rechnungsabgrenzungsposten zu aktivieren, wurden durch das Bilanzrechts-modernisierungsgesetz (BilMoG) mit Wirkung zum 1. Januar 2010 abgeschafft. Für ein Disagio, das entsteht, wenn der Auszahlungsbetrag einer Verbindlichkeit niedriger ist als der Rückzahlungsbetrag, besteht nach wie vor handelsrechtlich ein Aktivierungswahlrecht für den Ansatz als Rechnungsabgrenzungsposten, steuerrechtlich herrscht für diesen Sachverhalt Aktivierungspflicht.

Passive Rechnungsabgrenzung

Spiegelbildlich ist vorzugehen bei Einnahmen vor dem Bilanzstichtag, die zu Erträgen erst in einer späteren Periode führen, weil die wirtschaftliche Leistung, für die dieses Entgelt gezahlt wurde, erst dann erbracht sein wird. Würde kein passiver Rechnungsabgrenzungsposten gebildet werden, würde sich das Unternehmen erfolgreicher darstellen, als es tatsächlich war, weil Umsatzerlöse beziehungsweise sonstige betriebliche Erträge zu hoch ausgewiesen werden. Erhält zum Beispiel ein Fitness-Studio Anfang Juli den vollen Jahresbeitrag von einem Mitglied, muss zum Bilanzstichtag am 31. Dezember die eine Hälfte dieser Zahlung als passiver Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz angesetzt werden. Die betriebliche Leistung, die Vorhaltung der Einrichtungen und Kurse des Fitness-Studios, ist für den Zeitraum von Januar bis Juni des Folgejahres noch nicht erbracht worden, obwohl das Entgelt vom Kunden bereits geleistet wurde. Man kann auch davon sprechen, dass die Gesellschaft, diese Leistungsverpflichtung gegenüber dem Kunden passivieren muss. Wie bei aktiven Rechnungsabgrenzungsposten erfolgt dann im nächsten Geschäftsjahr jeden Monat der zeitanteilige Verbrauch, es werden jeweils Erträge beziehungsweise Umsatzerlöse gegen den Rechnungsabgrenzungsposten gebucht.

Bei den jährlichen Arbeiten zur Vorbereitung der Bilanzerstellung muss dementsprechend genau geprüft werden, ob im abgelaufenen Geschäftsjahr periodenfremde Zahlungsvorgänge stattgefunden haben, die die Bildung von aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten erforderlich machen. Auf keinen Fall dürfen dabei Rechnungsabgrenzungsposten der Aktiv- und Passivseite der Bilanz miteinander saldiert werden.

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