Eigenbeleg – als Betriebsausgabe anerkannt?

In der Buchhaltung gilt das ungeschriebene Gesetz „keine Buchung ohne Beleg“. Was einfach und selbstverständlich klingt, ist manchmal ein Problem, da kein Beleg vorhanden ist. In dieser Situation hilft ein sogenannter Eigenbeleg. Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, dass eine Betriebsausgabe durch einen externen Beleg nachgewiesen werden muss, vielmehr besteht durch das Fehlen eines Beleges die Nachweispflicht, dass tatsächlich eine Ausgabe entstanden ist. Die Finanzbehörden werden daher Eigenbelege nur als Notlösung und nicht für jede Ausgabe anerkennen.

Wann benötigt man einen Eigenbeleg?

Nicht jede Ausgabe können Sie durch einen Eigenbeleg nachweisen. Zwar gibt es keine Grenze dafür, bis zu welcher Höhe der Beleg anerkannt wird, bei größeren Ausgaben gibt es jedoch meistens die Möglichkeit, einen Ersatzbeleg zu beschaffen. Insgesamt kann man sagen, je ordentlicher die gesamte Buchhaltung ist, und je nachvollziehbarer der Grund für das Fehlen eines Beleges ist, desto wahrscheinlicher ist es, das Finanzamt den Beleg akzeptiert.

Die Gründe für das Ausstellen eines Eigenbeleges können unterschiedlich sein:

  • Der Beleg ging verloren.
  • Es wurde kein Beleg ausgestellt, z.B. Parkgebühr, Telefonzelle, Trinkgeld etc..
  • private Einlagen oder Entnahmen, z.B. Geld oder Gegenstände,
  • Reisekostenabrechnungen, z.B. nur pauschale Verpflegungsmehraufwendungen,
  • interne Belege, z.B. Lagerdifferenzen, außerplanmäßige Abschreibung bei Defekt, Abgrenzungsbuchungen oder ähnliches

Während für die letzten drei Punkte keine Mittel nach „außen abfließen“, also in der Regel kein Dritter beteiligt ist und demnach auch kein Dritter einen Beleg ausstellen kann, ist bei den ersten beiden Fällen der Eigenbeleg nur eine Notlösung.

Kleinbeträge, für die in der Regel keine Quittung ausgestellt wird, erkennt das Finanzamt meistens problemlos an. Trinkgelder oder Gebühren für Garderoben sind sogar ausdrücklich im R4.10 Abs. 5 EStR aufgeführt, sofern Sie im Zusammenhang mit einer Bewirtung stehen. Zahlt man zum Beispiel in einem Lokal bei einer Rechnung von 65 € zusätzlich 5 € Trinkgeld, so können diese 5 € anhand eines Eigenbeleges zusammen mit den Bewirtungskosten verbucht werden.

In Fällen, in denen der Beleg nicht mehr auffindbar ist, wird das Finanzamt sicherlich genauer hinsehen. Häufig können Kopien nochmal angefordert werden, so dass gar kein Eigenbeleg notwendig ist. Das kommt natürlich auf den einzelnen Fall an. Wird zum Beispiel bei einer Dienstreise ein Stadtplan benötigt, oder werden Briefe an das Unternehmen geschickt, und der Beleg ist nicht mehr auffindbar, wird bei einer Betriebsprüfung der Beleg in der Regel anerkannt, wenn der Zusammenhang mit der Dienstreise und die Notwendigkeit nachgewiesen ist.

Wie muss ein Eigenbeleg aussehen

Damit der Beleg akzeptiert und die betriebliche Veranlassung nachgewiesen werden kann, müssen bestimmte Angaben gemacht werden. Diese etwa:

  • Zahlungsempfänger / Lieferant möglichst mit Anschrift,
  • Bezeichnung und Menge der Leistung / des Produktes,
  • Ausgabebetrag ( keine Rundungen, sondern genau!),
  • Datum der Zahlung / Datum der Belegerstellung,
  • Grund / Zweck der Ausstellung,
  • Unterschrift

Die Angaben entsprechen also einem „normalen“ Beleg. Die Erstellung kann durchaus handschriftlich erfolgen, eine genaue Formvorgabe gibt es dafür nicht. Der Einfachheit halber empfiehlt es sich ein Formular zu erstellen, um keine der Angaben zu vergessen. Im Internet finden sich diverse Vorlagen, die je nach persönlicher Vorliebe verwendet oder verändert werden können. Natürlich reicht auch ein Standardformular, wie z.B. ein Quittungsblock.

Die Beweiskraft des Eigenbeleges kann unterstützt werden, in dem Nebenbelege beigelegt werden, z.B. ein fehlender Portobeleg mit einer Kopie des Briefinhaltes (Kopie Anschreiben etc.), ein fehlender Tankbeleg mit einem Auszug aus dem Fahrtenbuch und ggf. km und Verbrauchs-Angabe, eine Parkgebühr in Verbindung mit der Bewirtung etc.. Im Zweifel sollte man sich einfach überlegen, „wie kann ich dem Finanzbeamten glaubhaft machen, dass ich diese Zahlung tatsächlich vorgenommen haben?“

Keine Vorsteuer bei Eigenbelegen

Grundsätzlich gilt für den Vorsteuerabzug, dass eine Rechnung mit den entsprechenden Angaben laut UStG vorhanden sein muss. Diese Angaben kann ein Eigenbeleg nicht enthalten, daher ist es in keinem Fall möglich, den Vorsteuerabzug vorzunehmen. Der Beleg wird in voller Höhe – also der Bruttobetrag – verbucht.

Neuen Kommentar schreiben

Eingeschränktes HTML

  • Zulässige HTML-Tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • HTML - Zeilenumbrüche und Absätze werden automatisch erzeugt.
  • Website- und E-Mail-Adressen werden automatisch in Links umgewandelt.

*Im Rahmen unserer Tätigkeit als selbstständige Bilanzbuchhalter, bieten wir ausschließlich Hilfeleistungen in Steuersachen gemäß § 6 Nr. 4 StBerG wie folgt an:

Buchen laufender Geschäftsvorfälle und laufender Lohnabrechnungen sowie das Fertigen der Lohnsteueranmeldungen