Reisekosten – Übernachtung

Verpflegungsmehraufwendungen – Was muss beachtet werden, wenn zum Beispiel Übernachtung im Hotel mit Frühstück gestellt wird u.ä.. Wenn ein Unternehmer oder ein Arbeitnehmer auswärts tätig ist – egal ob es sich um eine Dienstreise oder um eine auswärtige Tätigkeit handelt, können die Kosten, die daraus entstehen, bis zu einer bestimmten Höhe steuerfrei erstattet werden. Man spricht in diesen Zusammenhang von Reisekosten. Unter die Reisekosten fallen die sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen, die Übernachtungskosten und die sonstige Kosten.

Verpflegungsmehraufwendungen

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen sind Kosten der privaten Lebensführung gemeint – also Essen oder Getränke. Da eben solche Kosten eigentlich nicht steuerlich absetzbar sind, hat der Gesetzgeber für diese Mehrkosten Pauschalen angesetzt. Die Pauschalen sind gestaffelt nach Dauer der auswärtigen Tätigkeit. Bei über 8 Stunden Abwesenheit liegt die Pauschale bei 6 Euro, bei über 14 Stunden bei 12 Euro, und bei über 24 Stunden bei 24 Euro täglich.

Diese Beträge können ohne Nachweis der entstandenen Kosten steuerfrei an den Arbeitnehmer oder den Unternehmer bezahlt werden. Möchte ein Unternehmer seinen Arbeitnehmern höhere Kosten für die Verpflegung ersetzen, so hat er die Möglichkeit, den gleichen Betrag aufzustocken und diesen laut § 40 Abs. 2 Nr. 4 EstG mit 25% pauschal zu versteuern.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer fährt morgens um 6 Uhr los und kommt um 23 Uhr wieder im Unternehmen an. Die Dienstreise dauert also 17 h, so dass lediglich ein Betrag von 12 € als Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei dieser erhält. Der Arbeitnehmer legt allerdings Belege in Höhe von 30 € für die tatsächlich aufgewendeten Kosten vor, die der Arbeitgeber in voller Höhe ersetzt. Bei der Abrechnung können nun 12 € steuerfrei, 12 € mit 25% pauschal versteuert und 6 € als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt bezahlt werden. Der Arbeitgeber kann den Betrag in voller Höhe steuerlich absetzen und den Vorsteuerbetrag ziehen.

Bei Auslandstätigkeiten gelten übrigens andere Pauschalen, die – genau wie die inländischen Sätze – das BMF jährlich neu festlegt.

Übernachtungskosten

Bei den Übernachtungskosten ist zu unterscheiden zwischen Pauschalen und den tatsächlich entstandenen Kosten. Anders als bei den Verpflegungsmehraufwendungen können die Übernachtungskosten nämlich in voller Höhe steuerfrei ersetzt werden.

Übernachtung ohne Beleg
Laut R9.7 Abs. 3 der LStR können pro Übernachtung 20 € pauschal ohne Beleg ersetzt werden. Diese Pauschale gilt allerdings nur, wenn die Übernachtung nicht in einem Fahrzeug – z.B. Fernfahrer im LKW – oder im Zug – z.B. im Schlafwagen – stattgefunden hat. Bei der Reiseabrechnung ist daher unbedingt darauf zu achten, dass die Abfahrts- und Ankunftszeiten entsprechend schlüssig sind.

Übernachtung mit Beleg – Besonderheiten
Liegt ein entsprechender Beleg vor, kann die volle Höhe steuerfrei erstattet werden. Ein wichtiger Punkt dabei sind allerdings das Frühstück und die Nebenkosten, die bei einer Übernachtung anfallen. Die einzelnen Posten müssen gegebenenfalls separat beurteilt werden, ob eine steuerfreie Erstattung möglich ist.

Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer übernachtet in einem Hotel und erhält eine Rechnung mit 40 € für Übernachtung und 10 € Frühstück. Da das Frühstück unter die Verpflegung fällt, können diese Kosten nicht steuerfrei ersetzt werden. Vielmehr werden die Kosten durch die Verpflegungsmehraufwendungen erfasst. Möchte der Arbeitgeber zusätzlich zu der Tagespauschale für die Verpflegung den Hotelbetrag voll erstatten, hätte er die Möglichkeit, 40 € für die Übernachtung steuerfrei und die 10 € für das Frühstück mit 25% pauschal versteuert abzurechnen.

Beispiel 2: Der Arbeitnehmer erhält eine Rechnung für 50 € inkl. Frühstück. Der Wert des Frühstücks wird nicht explizit aufgeführt. In diesem Fall ist der Wert des Frühstücks zu „schätzen“. Anerkannt ist das Verfahren, dass 20% der Tagespauschale der Verpflegungsmehraufwendungen für das Frühstück anfallen. Bei einer Tagespauschale von 24 € sind das 4,80 €, die für das Frühstück gerechnet werden. Dieser Betrag ist von der Hotelrechnung abzuziehen. Der Arbeitgeber kann also 45,20 € steuerfrei für die Übernachtung erstatten und 4,80 € mit 25% pauschal versteuern.

Beispiel 3: Auf der Hotelrechnung sind neben den 50 € wie in Beispiel 1, noch 10 € Parkgebühr und 10 € für die Zimmerbar aufgelistet. Hier muss zwischen den einzelnen Positionen unterschieden werden. Die Parkgebühr kann in voller Höhe steuerfrei ersetzt werden, da sie Fahrzeugkosten darstellen. Die Kosten für die Zimmerbar hingegen sind Kosten der Verpflegung bzw. privaten Lebensführung und fallen demnach unter die Verpflegungspauschale. Sie können, ebenso wie die ausgewiesenen Kosten für das Frühstück, nicht steuerfrei erstattet werden.

Wichtig für jede Reise ist übrigens eine Reisekostenabrechnung. Nur so kann genau nachvollzogen werden. – wer – wann – warum – wohin gefahren ist. Auch wenn es sich lediglich um einen Eigenbeleg handelt, ist er ein notwendiger Beleg für die Buchhaltung.

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