Eigenverbrauch, unentgeltliche Sachentnahmen, aktuelle Pauschbeträge – darauf müssen Sie achten

Im §4 Abs. 4 EStG heißt es: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“ Insbesondere §12 Nr. 1 EStG legt fest, dass „… die für den Haushalt des Steuerpflichtigen und für den Unterhalt seiner Familienangehörigen aufgewendeten Beträge …“ nicht steuerlich abgezogen werden dürfen.

Das bedeutet also, Kosten der privaten Lebensführung, dürfen nicht als Betriebsausgaben angesetzt werden. In der Regel gibt es hier nicht viele Überschneidungen, so dass kein entsprechender Nachweis erbracht werden muss. Allerdings geht das Finanzamt von einer Sachentnahme aus, sofern betriebliche Waren oder Gegenstände auch privat genutzt werden können. Typisch dafür ist zum Beispiel das Firmenfahrzeug, oder in speziellen Branchen die Lebensmittel des täglichen Bedarfs.

Grundsatz des Eigenverbrauchs

Verwendet oder verbraucht ein Unternehmer betriebliche Waren, so ist dieser Nutzen als Eigenverbrauch nicht absetzbar und dem Gewinn hinzuzurechnen. Zusätzlich hat das Unternehmen auf den Wert die Umsatzsteuer zu berechnen und abzuführen.

Das bedeutet, das Unternehmen muss zum einen festlegen, wie hoch der Wert des Eigenverbrauchs ist, und diesen dann zuzüglich Umsatzsteuer buchen. Laut §6 Abs. 1 Nr. 4 EStG ist vorgeschrieben, dass bei Entnahmen der Teilwert anzusetzen ist. Vereinfacht gesagt, bedeutet Teilwert den Wert, der bei einem Verkauf erzielt werden kann. Im Zweifel ist der Marktpreis zu schätzen oder zu ermitteln. Dieser Wertermittlung, sowie der Nachweis der Häufigkeit des Nutzens oder der verbrauchten Menge gestaltet sich allerdings oft relativ schwierig

Pauschale Wertansätze

Der Gesetzgeber hat bei besonders häufig vorkommenden Fällen Pauschalbeträge angesetzt. Diese können – müssen aber nicht – angewendet werden. Sie geben beiden Parteien insofern Rechtssicherheit, dass ein Nachweis vom Unternehmer nicht geführt werden muss, oder dass bei einem nicht ordentlich geführten Nachweis dieser Pauschalansatz zur Anwendung kommt. Man findet solche Pauschalen zum Beispiel bei der Nutzung von Firmenwagen (sog. 1%-Regelung) im Gegensatz zum Fahrtenbuch, oder auch beim Verzehr von Lebensmittel. Auch hier besteht die Möglichkeit, Pauschalsätze anzuwenden oder den Verbrauch manuell und nachvollziehbar aufzuschreiben.

Die pauschalen Werte gibt das BMF regelmäßig zu Beginn des Jahres neu heraus. Die Werte unterscheiden sich je nach Branche. Kann einem Unternehmen mehrere Branchen zugeordnet werden, so ist die Branche anzuwenden, bei der die höheren Pauschalen gelten.

Auszug aus der Tabelle:
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Daneben gibt es pauschale Werte für Getränkeeinzelhandel, Café und Konditorei, Einzelhandel für Milch und Milcherzeugnisse etc., Einzelhandel Nahrungs- und Genussmittel, sowie Einzelhandel für Obst und, Gemüse, etc.. Wer hierzu die genauen Werte benötigt, kann sich diese aus dem BMF-Schreiben entnehmen.

Bei den Werten handelt es sich um Jahreswerte, zuzüglich Umsatzsteuer, und gelten für jedes Familienmitglied. Kinder unter 2 Jahre werden nicht berücksichtigt. Für Kinder bis 12 Jahren ist der halbe Wert anzusetzen.

Beispiel:
Ein Unternehmer betreibt eine Bäckerei, ist verheiratet und hat ein 10-jähriges und ein 15-jähriges Kind. Die Jahreswerte werden wie folgt ermittelt:

Jahreswert ermäßigter Steuersatz: 1.133 € + 7% USt (79,31 €) = 1.212,31 €,
Jahreswert voller Steuersatz: 382 € + 19% USt (72,58 €) = 454,58 €,
Gesamt: 1.515 € + USt (151,89) = 1.666,89 €,

Unternehmer: Netto 1.515 € / Brutto 1.666,89 €,
Ehefrau: Netto 1.515 € / Brutto 1.666,89 €,
15-jähriges Kind: Netto 1.515 € / Brutto 1.666,89 €,
10-jähriges Kind: Netto 757,50 € / Brutto 833,45 €,
Gesamt: Netto 5.302,50 / Brutto 5.834,12 €.

Die Jahreswerte sind monatlich zu je einem 1/12 zu buchen, und die Umsatzsteuer ist entsprechend abzuführen. Bei der Berechnung ist es unerheblich, ob die Familienangehörigen tatsächlich Ware aus dem Unternehmen entnehmen. Auch Urlaub oder ähnliche Abwesenheiten können nicht mindernd berücksichtigt werden.

Einzelner Nachweis

Wem die Werte als zu hoch erscheinen, kann die pauschale Berechnung nur umgehen, indem er die einzelnen Entnahmen aufführt. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Aufzeichnungen plausibel und nachvollziehbar sind. Wer in seiner Heimatstadt eine Pizzeria betreibt, kann den Behörden nicht glaubhaft machen, dass das eigene Kind nie dort isst. Dagegen ist es erklärbar, wenn eine Gaststätte etwa 50 km entfernt ist, kein Familienangehöriger mitarbeitet, und daher nur gelegentlich Entnahmen an die Frau oder die Kinder eingetragen werden. Keine Eintragungen sind dagegen nicht schlüssig, und kann leicht angezweifelt werden. Erkennt das Finanzamt die Aufzeichnungen nicht an, sind die Pauschalbeträge anzusetzen.
Die Aufzeichnungen müssen unbedingt Ort, Datum, Artikel, Menge und entnehmende Person beinhalten. Ändert sich der Teilwert ist auch dieser mit anzugeben. Es kann aber auch auf eine entsprechende Preisliste verwiesen werden.

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