Tipps zur Berechnung der Reisekosten

Mit dem Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ wurden vor einigen Jahren die verschiedenen Dienstreisen, Fahrtätigkeiten und Mehraufwendungen für die Einsatzwechseltätigkeit zusammengefasst. Die Erstattung von tatsächlich angefallenen Kosten oder von Pauschalbeträgen ist nun bei allen betrieblich veranlassten Reisen gleich zu behandeln.

Was sind Reisekosten

Reisekosten sind alle Kosten, die anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit anfallen. Typisch dafür sind zum Beispiel Fahrtätigkeiten – wie bei Kraftfahrer, wechselnde Einsatzorte – wie bei Monteuren, oder einfach nur Dienstreisen – wie Schulungen oder Kundenbesuchen. Der Arbeitgeber kann alle Kosten, die dem Arbeitnehmer entstehen, erstatten. Allerdings sind nur bestimmte Erstattungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Auf genau diese Kosten, wird im nachfolgenden eingegangen. Alle Erstattungen, die über diese hinausgehen, sind als Lohn zu behandeln. Sie können allerdings gem. §40 Abs. 2 Nr. 1 mit 25% pauschal versteuert werden, so dass keine Sozialversicherung anfällt.

Übrigens gelten bei Reisekosten für Aufenthalte im Ausland andere Pauschalbeträge. Auch Auswärtstätigkeiten, die länger als drei Monate dauern, müssen anders betrachtet werden!

Verpflegung und Übernachtung

Für die Verpflegung schreibt §4 Abs. 5 Nr. 5 die Pauschalierung vor. Das bedeutet, egal wie viel der Arbeitnehmer tatsächlich für seine Verpflegung ausgibt, es dürfen nur die folgenden Sätze steuerfrei erstattet werden:

  • 6 €, wenn die Abwesenheit zwischen 8 und 14 h dauert,
  • 12 €, wenn die Abwesenheit zwischen 14 und 24 h dauert und
  • 24 €, wenn die Abwesenheit länger als 24 h dauert.

Für die Übernachtung werden die tatsächlich angefallenen Kosten angesetzt. Allerdings ist hier zu beachten, dass bei den Übernachtungskosten häufig das Frühstück enthalten ist. Da die Frühstückskosten bereits in der Pauschale abgegolten sind, müssen sie aus den Kosten für die Übernachtung abgezogen werden. Wird auf der Rechnung das Frühstück nicht separat ausgewiesen, ist diese um einen Betrag von 4,80 € – das entspricht 20% der Pauschale für 24 h – zu kürzen.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer fährt um 8 Uhr ab und kommt am übernächsten Tag um 18 Uhr wieder in seiner Arbeitsstelle an. Er fährt mit dem Firmenfahrzeug. Für die beiden Übernachtungen mit Frühstück bezahlt er jeweils 50 €. Außerdem bezahlte er für Essen und Getränke in den drei Tagen weitere
100 €, die er als Belege vorlegen kann. Der Arbeitgeber erstattet ihm die gesamten 200 €. Für die Reisekostenabrechnung muss nun dargestellt werden, wie die 200 € hinsichtlich Lohn- und Umsatzsteuer zu behandeln sind:

Verpflegungsmehraufwendungen:
1. Tag 12 € -16 h abwesend
2. Tag 24 € – 24 h abwesend
3. Tag 12 € – 18 h abwesend = Gesamt 48 €

Übernachtung:
Kosten 2 x 50 €
abzüglich Frühstück 2 x 4,40 € = 9,60 € = Gesamt 90,40 €

Lohnsteuerfrei können erstattet werden: 48 € + 90,40 € = 138,40 €

Da auch die Differenz von 61,60 € (200 € gesamte Kosten – 138,40 € lohnsteuerfrei) tatsächlich als Kosten entstanden ist, kann der Arbeitgeber diese steuerlich geltend machen, aber nicht lohnsteuerfrei erstatten. Er hat diese 61,60 € pauschal mit 25 % Lohnsteuer zu versteuern.

Fahrtkosten

Bei den Fahrtkosten gibt es keine einheitliche Regelung. Wird die Dienstreise mit dem Firmenfahrzeug unternommen, erhält der Arbeitnehmer keine Erstattung, da ja keine Kosten anfallen. Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel, wie Bus, Bahn oder Flugzeug können in voller Höhe erstattet werden. Falls der Arbeitnehmer mit seinem eigenen PKW fährt, hat er die Möglichkeit, einen pauschalen Betrag von 0,30 € pro gefahrenen km (nicht verwechseln mit den Entfernungskilometer bei der Fahrt zwischen und Wohnung und Arbeit!) abzurechnen oder einen individuellen Kilometersatz.

Wird ein individueller Kilometersatz angewendet, muss die Berechnung dieses Satzes belegt werden. Der Arbeitnehmer hat alle Kosten innerhalb von 12 Monaten zu notieren und zu belegen. Als Kosten zählen zum Beispiel Versicherung, Steuer, Wartung, Garagenmiete, Zinsen für die Finanzierung sowie die Abschreibung. Bei der Abschreibung empfiehlt es sich, auf die amtliche Abschreibungstabelle zurückzugreifen. Diesen Jahreskosten sind die gefahrenen km im gleichen Zeitraum gegenüberzusetzen, so dass man einen Betrag pro km erhält. Dieser km-Satz kann nun für die gefahrenen km der Dienstreise angesetzt werden. Um die Nachweise lückenlos zu führen, ist für den gesamten Zeitraum ein Fahrtenbuch zu führen.

Aufgrund der langfristig notwendigen Aufzeichnungen lohnt sich die Anwendung des individuellen Kilometersatzes nur für die Arbeitnehmer, die ein relativ hochwertiges Fahrzeug besitzen, und die häufiger solche Dienstreisen durchführen. Für alle anderen wird sich die Anwendung des pauschalen Satzes anbieten. Wird bei der Dienstreise ein Kollege mitgenommen, kann der pauschale (nicht der individuelle!) Satz um 0,02 € pro km erhöht werden. Andere Fahrzeugtypen als ein PKW sind mit abweichenden Pauschalsätzen abzurechnen, wobei dies relativ selten der Fall sein wird.

Alle anderen Kosten können in der nachgewiesenen Höhe steuerfrei ersetzt werden. Dazu zählen zum Beispiel Mautkosten, Parkgebühren, Gepäckkosten usw. Diese müssen natürlich immer belegt werden.

Abrechnung der Reisekosten

Es empfiehlt sich eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, die sowohl für die Buchhaltung (z.B. Kasse bei der Barerstattung) als auch für die Lohnunterlagen (als Nachweis bei der Lohnsteuerprüfung) notwendig ist.

In dieser Reisekostenabrechnung sollte der Anlass und die Dauer der Reise benannt werden. Außerdem sollten die einzelnen Kosten mit einem entsprechenden Hinweis auf die Abrechnungsart (Beleg oder Pauschale) aufgelistet werden. Für die Finanzbuchhaltung kann hier bereits der Ausweis der abziehbaren Vorsteuer erfolgen. Bei Belegen, die den Vorschriften den §14 Abs. 4 UStG entsprechen, kann die Vorsteuer gezogen werden. Von Pauschalbeträgen, sowie bei der Erstattung von individuellen Kilometersätzen kann kein Vorsteuerabzug erfolgen!

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