Vereinfachte Vorschriften für den Versand elektronischer Rechnungen

Unternehmer, die sich dafür entscheiden, Ausgangsrechnungen nicht in Papierform auf dem Postweg zu verschicken, sondern elektronisch, können eine Menge Geld und Zeit sparen. Allerdings waren bislang die Anforderungen recht hoch, die von der Finanzverwaltung an elektronische Rechnungen beziehungsweise deren Versand gestellt wurden. Nur elektronische Rechnungen, die diesen Vorschriften entsprechend verschickt wurden, berechtigten den Empfänger zum Abzug von Vorsteuer. So verzichteten viele Betriebe darauf, ihre Ausgangsrechnungen elektronisch an ihre Kunden zu versenden.

Doch vor kurzem wurden die Vorschriften zum Versand elektronischer Rechnungen geändert, so dass er heute einfach und unkompliziert möglich ist. Die geänderte Rechtslage betrifft alle Lieferungen und Leistungen, die nach dem 30. Juni 2011 erbracht wurden. Für alle bis zu diesem Zeitpunkt ausgeführten Lieferungen und Leistungen gelten die alten Vorschriften – und zwar unabhängig davon, wann sie abgerechnet werden.

Grundsätzliche Voraussetzungen für die Anerkennung einer elektronischen Rechnung

Selbstverständlich muss auch eine elektronische Rechnung genauso wie eine Rechnung in Papierform alle Pflichtangaben gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz enthalten. Beim Versand einer elektronischen Rechnung muss darüber hinaus sichergestellt werden, dass die Echtheit ihrer Herkunft auf jeden Fall gewährleistet wird. Es muss also der Versender eindeutig und unmissverständlich identifizierbar sein. Außerdem muss die Unversehrtheit des Inhaltes der elektronischen Rechnung gegeben sein: Alle Pflichtangaben auf der Rechnung dürfen während oder durch die elektronische Übermittlung nicht geändert worden sein. Schließlich muss noch die Lesbarkeit der Rechnung nur mit dem menschlichen Auge (also keine Verschlüsselungen) gewährleistet sein.

Zustimmung des Rechnungsempfängers

Eine elektronische Rechnung darf von einem Unternehmer an einen anderen nach wie vor nur anstatt einer Rechnung in Papierform verschickt werden, wenn der Empfänger zugestimmt hat. Dies kann formlos geschehen, allerdings ist es ratsam, zumindest eine diesbezügliche Aktennotiz oder ein kurzes Gesprächsprotokoll anzufertigen und aufzubewahren.

Verzicht auf eine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren

Elektronische Rechnungen, mit denen über Lieferungen und Leistungen abgerechnet wird, die bis einschließlich 30. Juni 2011 erbracht wurden, müssen zwingend mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder im EDI-Verfahren versandt werden. Eine qualifizierte Signatur ist von bestimmten, zertifizierten Anbietern erhältlich und muss nach genau geregelten Vorschriften erstellt werden. Das EDI-Verfahren stellt eine besondere Methode des Datenträgeraustausches dar. Beide Methoden der Übermittlung sind zwar sehr sicher, ihre Einrichtung ist jedoch mit einigem organisatorischem Aufwand und Kosten verbunden. Gerade kleinere Unternehmer fühlen sich deswegen oftmals nicht in der Lage, diese Technologie anzuwenden.
Für alle Lieferungen und Leistungen, die seit einschließlich 1. Juli 2011 erbracht wurden, können elektronische Rechnungen erstellt werden, für deren Versand weder eine qualifizierte elektronische Signatur noch das EDI Verfahren vorgeschrieben sind. Somit können Unternehmer ihre elektronischen Rechnungen zum Beispiel mit einer einfachen E-Mail versenden oder als Download im Internet bereitstellen.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren zur Prüfung elektronischer Rechnungen

Allerdings schreibt die Finanzverwaltung vor, dass Echtheit der Herkunft der Rechnung sowie die Unversehrheit des Inhaltes und auch die Lesbarkeit der Rechnung durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden müssen. Dieses hat die Aufgabe, einen verlässlichen Prüfpfad zwischen erbrachter Lieferung oder Leistung und darüber ausgestellter Rechnung zu garantieren.
Diese Vorschrift hört sich wesentlich komplizierter an, als sie ist. Es ist nämlich lediglich gefordert, dass eine Rechnung mit der erbrachten Lieferung oder Dienstleistung abgestimmt wird. In aller Regel werden Betriebe dies bereits routinemäßig vornehmen, zum Beispiel, indem sie Bestellung beziehungsweise den schriftlichen Auftrag mit dem Lieferschein oder Leistungsprotokoll vergleichen und dann als Mengen- und Preisgrundlage der Rechnung verwenden. Ausdrücklich schreibt die Finanzverwaltung kein bestimmtes Kontrollverfahren vor, sondern überlässt es jedem Unternehmer selbst, wie er diese Prüfung gestaltet. Es sollen durch den Versand elektronischer Rechnungen auch keine zusätzlichen Dokumentationspflichten auf den Unternehmer zukommen. Im Hinblick auf künftige Betriebsprüfungen kann es aber nicht schaden, eine kurze innerbetriebliche Richtlinie zu verfassen, in der das Kontrollverfahren beschrieben wird.

Neuen Kommentar schreiben

Eingeschränktes HTML

  • Zulässige HTML-Tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • HTML - Zeilenumbrüche und Absätze werden automatisch erzeugt.
  • Website- und E-Mail-Adressen werden automatisch in Links umgewandelt.

*Im Rahmen unserer Tätigkeit als selbstständige Bilanzbuchhalter, bieten wir ausschließlich Hilfeleistungen in Steuersachen gemäß § 6 Nr. 4 StBerG wie folgt an:

Buchen laufender Geschäftsvorfälle und laufender Lohnabrechnungen sowie das Fertigen der Lohnsteueranmeldungen