Warenwirtschaftssystem und Buchhaltung

Warenwirtschaftssysteme (WWS) sind aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Dabei handelt es sich um eine Software, die Waren- und Dienstleistungsströme erfasst und auswertet. Das bedeutet, in dem Programm werden Artikel, Kunden, Lieferanten und auch Vertreter verwaltet werden. Sowohl die Artikelbestellung, die Auftragsverwaltung und auch die Verkaufsabwicklung einschließlich der Rechnungserstellung sind Teil eines WWS.

Warenwirtschaftssysteme sind fast überall einsetzbar

Kern eines WWS ist die Lagerhaltung und die Artikelverwaltung. So kann jeder Artikel – oder auch jede Dienstleistung – erfasst werden. Mit der Hinterlegung der Preise von Lieferanten oder Subunternehmer können Bestellungen erstellt und nachvollzogen werden. Aufgrund dieser Bestellungen können Wareneingänge verbucht werden, die sich auf den Lagerbestand auswirken. Das gleiche gilt für Aufträge und Bestellungen, die sich bei der Rechnungserstellung mindernd auf den Lagerbestand auswirken.

Durch die gebündelte Speicherung dieser Vorgänge erhält man einen sofortigen Überblick über die unterschiedlichsten Punkte:

  • Bei Artikel sind Lagerbestand, durchschnittliche Einkaufspreise, Umschlaghäufigkeit bzw. Verkaufszahlen, und einiges mehr ablesbar. Die Inventurerstellung mit Zahlen für die Buchhaltung wird daher sehr erleichtert.
  • In Bezug auf Lieferanten können Auswertungen über Preise, Lieferzuverlässigkeit Zahlungskonditionen, Umsatzgrößen etc. erstellt werden.
  • Kunden können hinsichtlich Umsätze, A-B-C-Klassifizierungen, vertreterbezogene Auswertungen, bevorzugte Artikelgruppen oder ähnliches dargestellt werden.

Gerade die Artikelverwaltung hat sich hinsichtlich des immer mehr steigenden Online-Handels, dem immer schnelleren Umschlag, dem erhöhten Wettbewerbsdruck und den damit verbundenen niedrigeren Margen zu einem äußerst wichtigen Bereich entwickelt. Softwarehersteller reagieren darauf, und bieten häufig die Integrierbarkeit von Online-Portalen in das Warenwirtschaftssystem an. Gerade der kleine Online-Händler, der mit wenig Personal viel Waren umschlagen möchte, und trotzdem den Lagerbestand, die Bestellzeitpunkte, und die Auftragsabwicklung optimieren muss, findet in einem WWS einen großen Helfer.

Ersetzt das WWS das Buchhaltungsprogramm

Der Ablauf in einer Warenwirtschaftssystem endet in der Regel mit der Rechnungsstellung. Das kann sowohl die Eingangsrechnung des Lieferanten, als auch die Ausgangsrechnung an den Kunden sein. In einigen Fällen gibt es einen angrenzenden Bereich der OP-Verwaltung und der Möglichkeit zur Erstellung von Mahnungen. Wer also lediglich diese Bereiche selbst abdecken möchte und alle anderen Buchungen extern vornehmen lässt, findet mit einer solchen Version eine ideale Lösung.

Die eigentliche Buchhaltung kann ein Warenwirtschaftssystem nicht. Die unterschiedlichen umsatzsteuerlichen Behandlungen müssen zwar im Warenwirtschaftssystem abgedeckt werden, da ansonsten keine korrekte Rechnungsstellung möglich ist, allerdings besteht die Buchhaltung aus viel mehr als nur Wareneingänge und Warenausgänge.

Übertrag in die Buchhaltungssoftware

Die Übernahme der im WWS gebuchten Rechnungen an die Buchhaltung erfolgt mittels einer Schnittstelle zwischen den beiden Programmen. Werden beide Systeme vom gleichen Hersteller verwendet, ist die Schnittstelle häufig gar nicht sichtbar. Tatsächlich müssen aber auch hier die Daten aus dem WWS in die Buchhaltung übertragen werden. Wird im WWS bei der Rechnungsverbuchung hauptsächlich der Lagerbestand plus oder minus und der Umsatz beim Kunden bzw. beim Lieferanten gebucht, findet sich in der Buchhaltung dieser Vorgang als Forderung an Erlös, oder als Aufwand an Verbindlichkeit wieder. Zusätzlich muss die Umsatz- bzw. die Vorsteuer gebucht werden.

Für diesen Datenaustausch gibt es Standardschnittstellen. Das bedeutet, mit einem Export der Daten werden Dateien z.B. im csv, xml, txt Format erstellt und im Buchhaltungsprogramm eingelesen. Dieses Einlesen von externen Daten kann mittlerweile fast jedes Buchhaltungsprogramm, und dürfte keine großen Probleme darstellen.

Wichtige Punkte zur Entscheidungsfindung

Warenwirtschaftssysteme gibt es in den unterschiedlichsten Preisklassen, beginnend im dreistelligen Bereich bis zu ganz großen ERP-Systemen mit Preisen, die nach oben offen sind. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, sollte genau überlegt werden, welche Komponenten wirklich wichtig sind. Bei groß angelegter Software, bei der nur ein Bruchteil tatsächlich genutzt wird, häufen sich schnell Anschaffungs- und laufende Wartungspreise die in keinem vernünftigen Kosten-Nutzen-Verhältnis stehen. Wer sich allerdings ein sehr kleines, in sich abgeschlossenes System anschafft, kann schnell an die Grenzen stoßen. Nach zwei, drei Jahren das Programm wieder zu wechseln, da es zu klein geworden ist, kostet viel Zeit und Geld – auch das sollte überlegt werden. Es lohnt sich also, über den Tellerrand zu sehen.

Viele Softwareherstellen bieten Demo-Versionen an, anhand derer man den Umfang und die Möglichkeiten testen kann. Grundsätzlich gilt – ein Warenwirtschaftssystem muss zum Betrieb passen – ein intensiver Vergleich lohnt sich daher.

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