Wie müssen private Telefonkosten im Unternehmen berücksichtigt werden?

Telefonkosten gehören zu den Betriebsausgaben, die auch im privaten Bereich als Kosten anfallen, und daher bei Betriebsprüfungen immer mit einem besonderen Augenmerk geprüft werden. Um unliebsame Steuernachzahlungen zu vermeiden, sollte man sich unbedingt im Vorfeld überlegen, ob und in welchem Umfang Privatgespräche im Betrieb geführt werden. Natürlich können auch betriebliche Telefongespräche von einem privaten Anschluss als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Grundsätzliches

Private Gespräche sind keine Betriebsausgabe und können daher nicht als solche verbucht werden. Selbst wenn im Unternehmen eine Flatrate für die Telefonkosten besteht, ist der private Anteile zu buchen. Zu beachten ist auch, dass zu den Telefonkosten nicht nur die monatlichen Gebühren sondern auch die Kosten der Telefonanlage zählen. Darüber hinaus ist für die private Verwendung Umsatzsteuer abzuführen.

Unternehmer, bei denen die privaten und gewerblichen Räume getrennt – etwa auf unterschiedlichen Grundstücken – liegen, haben in der Regel keine großen Probleme, wenn sie nur einen sehr geringen oder keinen Anteil an Privatgesprächen einbuchen. Häufig gleicht sich der Anteil der betrieblichen Gespräche am privaten Anschluss mit den privat veranlassten Gesprächen im Unternehmen auf. Anders sieht es allerdings bei Unternehmen aus, die keine exakte räumliche Trennung haben, oder sogar nur einen Anschluss besitzen.

Telefonkosten – wie hoch ist der private Anteil

  • Einzelverbindungsnachweis

    Die genaueste Möglichkeit, den Anteil der privat getätigten Telefongespräche zu ermitteln, ist natürlich sich die monatlichen Einzelverbindungsnachweise vorzunehmen und die jeweiligen Gespräche zuzuordnen. Dies kann sich jedoch schnell als eine sehr aufwändige Ermittlungsart entpuppen. Wer diese Möglichkeit trotzdem wählt, rechnet den Anteil der Privatgespräche – entweder nach Anzahl oder nach Dauer der Gespräche – im Verhältnis zu den Gesamtgesprächen.

  • Pauschaler Ansatz nach Erfahrungswerten

    Wenn über einen bestimmten Zeitraum, z.B. drei Monate, ein konstanter privater Anteil ermittelt wurde, spricht nichts dagegen, diesen Wertansatz als Grundlage für die weitere Berechnung zu verwenden. Schwanken die Anteile, kann auch über einen längeren Zeitraum, z.B. 6 Monate, genau berechnet, und dann der Durchschnitt als pauschaler Ansatz verwendet werden. Für die genaue Berechnung kann zum Beispiel der Einzelverbindungsnachweis zugrunde gelegt werden. Allerdings ist ein solcher nicht mehr bei allen Telefonanbietern erhältlich. Alternativ dazu könnte auch jedes einzelne Telefongespräch genau notiert werden – was in der Praxis allerdings kein Mensch macht – um den Privatanteil zu errechnen.

  • Pauschaler Wert aufgrund einer Selbsteinschätzung

    Nun sind Schätzungen immer eine relativ unsichere Angelegenheit. Da sich Telefonkosten bei den derzeit am Markt üblichen Tarifen für die Privatnutzung, vor allem in Verbindung mit Flatrates, jedoch in einem überschaubaren Betrag bewegen, dürfte es kein Problem darstellen, wenn ein privater Anteil auf dieser Basis geschätzt wird. Ist zum Beispiel kein privater Anschluss vorhanden und wird die private Nutzung auf 20 – 30 € monatlich geschätzt, liegt dass bei durchaus üblichen monatlichen Gebühren, die für einen rein privaten Anschluss zu zahlen wären. Auch anteilige Prozentsätze von 50 / 50 bis 30 / 70 werden in der Regel vom Finanzamt ohne Probleme anerkannt.

Beispiel für die Berechnung

Telefonkosten:
Die monatlichen Telefonkosten im Unternehmen liegen bei ca. 100 € incl. Umsatzsteuer. Der Unternehmer hat seine Wohnung nicht auf dem Firmengelände und verfügt Zuhause über einen eigenen Telefonanschluss. Er verzichtet auf eine Einzelprüfung, sondern schätzt seinen privaten Anteil auf 20 € monatlich. Der Anteil liegt also bei 20%

Die Telefonkosten sind also zu buchen:
67,23 € Telefonkosten,
12,77 € Vorsteuer,
20,00 € Privatanteil Telefonkosten.

Alternativ können die Telefonkosten auch im laufenden Jahr komplett als Betriebsausgaben gebucht werden und am Jahresende der Privatanteil durch Gegenbuchung der Telefonkosten und Vorsteuerkorrektur berichtigt werden.

Kosten der Telefonanlage:
Im Unternehmen wird eine Telefonanlage verwendet, die mit einem Anschaffungswert von 500 € (Anschaffungskosten zuzüglich Mehrwertsteuer) über einen Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben wird. Die jährliche Abschreibung beträgt also 100 €.

Für die private Nutzung ist ein Erlös mit Umsatzsteuer einzubuchen, also:
20,00 € Erlös aus der privaten Verwendung von Gegenständen,
3,80 € Umsatzsteuer.

Abschließend noch ein Hinweis auf eine BFH Entscheidung vom 05.07.2012 (AZ: VR 50/10). Bei längeren Auswärtstätigkeiten, d.h. bei einer Abwesenheit von mehr als einer Woche, können private Telefonkosten als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Das heißt also, dass diese Kosten nicht mehr als privater Anteil betrachtet werden muss, oder – falls diese von einem privaten Handy geführt werden – als Betriebsausgaben in Abzug gebracht werden können.

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