Anforderung an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch

Die Nutzung eines Fahrzeuges gibt regelmäßig Anlass bei Betriebsprüfungen, die angesetzten Betriebsausgaben zu korrigieren, was zu unliebsamen Steuernachzahlungen führt. Aus diesem Grund ist es sinnvoll und wichtig, sich zum Jahresbeginn oder bei der Anschaffung eines Fahrzeuges zu überlegen, wie hoch der betriebliche bzw. der private Nutzungsanteil ist und welche steuerliche Gestaltungsmöglichkeit man nutzen kann und möchte.

Es gibt zwei Möglichkeiten zu Berechnung

Um die privaten – nicht absetzbaren – Fahrzeugkosten von den betrieblichen – absetzbaren – Kosten zu trennen, sind grundsätzlich zwei Berechnungsarten lt. § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG möglich:

  • die pauschale Berechnung (sog. „1%-Regelung“),
  • die Berechnung nach den tatsächlichen Aufwendungen.

Welche Form steuerlich besser ist, kommt auf den Betrieb, das Fahrzeug und den Anteil der privaten bzw. betrieblichen Fahrten an, und muss individuell geklärt werden.

Wie funktioniert die Berechnung nach den tatsächlichen Anteilen

Entscheidet man sich dafür, die Unterscheidung zwischen privaten und betrieblichen Fahrten nach dem tatsächlichen Anteil zu berechnen, muss natürlich nachgewiesen werden, wie hoch der jeweilige Anteil ist. Dieser Nachweis wird mit dem Führen eines Fahrtenbuches erbracht. Damit das Ganze nicht zu einfach wird, hat der Gesetzgeber zwar den Begriff des „ordnungsgemäßen Fahrtenbuches“ festgelegt, aber ist im Gesetzestext nicht näher darauf eingegangen. In einem BMF-Schreiben vom 18.11.2009 wurden allerdings konkrete Angaben dazu gemacht. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass diese Vorgaben eingehalten werden, da das Finanzamt ansonsten das Fahrtenbuch nicht anerkennt und stattdessen die pauschale Berechnung ansetzt.

Wurde das Fahrtenbuch entsprechend geführt, ergibt sich am Jahresende eine detaillierte Angabe von

  • gefahrenen Gesamtkilometern,
  • private Fahrten,
  • betriebliche Fahrten,
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit.

Entsprechend dieser Angaben, werden die Gesamtkosten aufgegliedert. Gibt es im Betrieb mehrere Fahrzeuge, ist darauf zu achten, dass bereits im laufenden Buchungsjahr die Kosten entsprechend unterschiedlich gebucht werden.

Beispiel:
Gesamtkosten, incl. Abschreibung: 25.000 €,
Gesamtkilometer im gleichen Zeitraum: 50.000 km,
davon private Fahrten: 10.000 km ( 20%),
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit 10.000 km ( 20%),
betriebliche Fahrten 30.000 km ( 60 %)

Das bedeutet:

  • für private Fahrten werden 25.000 x 20% = 5.000 € angesetzt,
  • für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit ebenfalls 5.000 € und
  • für betriebliche Fahrten 25.000 € x 60% = 15.000 €

Zu versteuern sind also 5.000 € aus dem Anteil für die privaten Fahrten und gegebenenfalls ein Anteil aus den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit, der sich aus §4 Abs. 5 Nr. 6 EStG ergibt. Die Umsatzsteuerregelung ist entsprechend zu beachten.

Anforderung an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Wie bereits erwähnt, ergibt sich aus dem Gesetzestext keine eindeutige Definition. Nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung“ und dem oben erwähnten BMF-Schreiben sind jedoch folgende Punkte für die Anerkennung eines Fahrtenbuches wichtig:

  • es muss zeitnah geführt werden,
  • es muss in geschlossener Form geführt werden, d.h. es darf nachträglich nicht veränderbar sein, bzw. nur mit einem entsprechenden Vermerk,
  • der Eintrag muss enthalten: Datum, Kilometerstand jeder Fahrt, Reiseziel und -zweck sowie die jeweiligen Geschäftspartner mit entsprechender Adresse.

Für Handelsvertreter und Taxifahrer gelten kleinere Erleichterungen, aber alle anderen haben jeden einzelnen Punkt davon zu notieren. Werden Geschäftspartner in einer separaten Liste geführt, die dem Fahrtenbuch beigefügt ist, so muss nicht in jedem Eintrag im Fahrtenbuch die genaue Adresse angegeben werden, sondern es reicht ein entsprechender Vermerk auf die Liste. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn häufig die gleichen Kunden aufgesucht werden. Falls wegen einem Stau oder Baustellen Umwege gefahren werden müssen, ist dies unbedingt mit anzugeben, da ansonsten die Entfernungskilometer unschlüssig sind und das Fahrtenbuch dann unter Umständen nicht vom Finanzamt anerkannt wird.

Und so sollte ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aussehen

Dies haben wir Ihnen mal anhand eines Beispiel-Fahrtenbuches sowie eines Geschäftspartner-Verzeichnisses (siehe Seite 2) im PDF Format zum Download bereitgestellt.

Anmerkung dazu:
Beim Eintrag des Geschäftspartner wurde mit einer (2) auf eine separate Liste mit dem Eintrag (2) verwiesen. In dieser Liste sollte die genaue Adresse stehen.

Die gern genutzte Form der Eintragungen in eine Excel-Liste wird vom Finanzamt nicht anerkannt, da es nachträglich veränderbar ist und daher nicht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung entspricht.

Manche Navigationssysteme bieten die Funktion, ein Fahrtenbuch elektronisch zu führen. Allerdings ist die Verwendung und Anerkennung beim Finanzamt sehr umstritten. Hier empfiehlt sich, vor der Nutzung solcher elektronischer Fahrtenbücher, Kontakt mit dem zuständigen Finanzamt aufzunehmen und nachzufragen, ob dieses anerkannt wird.

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