Einführung des ELSTAM-Verfahren ab Januar 2013 – Was muss der AG und seine AN beachten?

ELStAM – dieses Wort verfolgt uns in der Lohnbuchhaltung seit einigen Jahren. Die Einführung des Verfahrens, die Steuerklassen und andere Steuermerkmale der Arbeitnehmer elektronisch abrufen zu können, wurde immer wieder angekündigt und dann relativ kurzfristig wieder verschoben. Man hatte die ganze Zeit den Eindruck, als ob das Ganze relativ unausgereift und wenig durchdacht war – anscheinend zu Recht.

Nun wurde das Verfahren ein Jahr von verschiedenen Arbeitgebern und Softwareherstellern getestet, so dass wohl die schlimmsten Anfangsschwierigkeiten gelöst werden konnten.

Die Einführung erfolgt mit einem Jahr Übergangsphase

Der Gesetzgeber hat den Arbeitgebern frei gestellt, wann sie erstmals mit dem ELStAM-Verfahren beginnen wollen. Seit November 2011 besteht bereits die Möglichkeit die Daten abzurufen, jedoch stellen die meisten Lohnprogramme die technischen Voraussetzungen dafür noch gar nicht zur Verfügung. Solche gravierenden Veränderungen werden in der Regel in einem umfangreichen Jahreswechsel-Update eingebaut, dass häufig erst Ende Dezember bzw. Anfang Januar verfügbar ist.

Die Einführungsphase dauert ein Jahr – also bis Ende 2014. Der Arbeitgeber muss mindestens zwei Abrechnungsläufe in 2013 mit dem ELStAM durchführen – das bedeutet, der späteste Termin zur Einführung ist nach der Abrechnung Oktober. Allerdings sollte im Sinne eines reibungslosen Ablaufes keinesfalls so lange gewartet werden. Durch technische Probleme mit dem Lohnprogramm, kann es durchaus nochmal zu Verzögerungen kommen. Aufgrund des zu erwartenden großen Andrangs raten jedoch Softwarehersteller und die Finanzverwaltung davon ab, sich gleich für die Januar-Abrechnung in das neue Verfahren zu stürzen. Also: Erst mal in Ruhe die üblichen Aufgaben des Jahreswechsels abwickeln und dann das neue Verfahren einführen.

Papiernachweise haben in 2013 weiterhin Gültigkeit

Im Einführungsjahr 2013 hat nach wie vor der Papiernachweis – wie Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung aus den Jahren 2011 bis 2013 seine Gültigkeit. Bei neuen Mitarbeitern ist der Arbeitgeber verpflichtet, immer noch die Papiernachweise einzufordern, auch wenn er selbst bereits mit den ELStAM arbeitet. Auch hat er die Papiere bei einem Austritt dem Mitarbeiter auszuhändigen. Neben den beiden genannten Papiernachweisen kann es sein, dass der Mitarbeiter weitere Nachweise vorlegen wird. Das könnten zum Beispiel sein:

  • Ausdrucke der aktuell gültigen ELStAM,
  • „besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“,
  • „Informationen über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug“.

Gültig ist jeweils der Nachweis mit dem spätestens Datum.

Voraussetzung für den Abruf

Damit der Arbeitgeber die Abrufe durchführen kann, muss er sich über das Elster-Portal registrieren. Das gesamte Registrierungsverfahren dauert etwa ein bis zwei Wochen und kann unabhängig davon, wann mit dem ELStAM erstmals gearbeitet wird, bereits jetzt schon gestartet werden.

Für den Abruf benötigt der Arbeitgeber von jedem Arbeitnehmer die Steuer-Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Angabe, ob es sich um eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung handelt. Diese Daten können von den vorgelegten Papierbescheinigungen abgelesen werden.

Der Start des ELStAM-Verfahrens

Hat ein Arbeitgeber sich dazu entschieden, mit dem ELStAM-Verfahren zu beginnen, muss er erstmals für alle Arbeitnehmer den Abruf der Steuermerkmale starten. Für die Einführung ist es auch möglich, diese in mehreren Stufen, aber innerhalb eines Abrechnungszeitraums, abzurufen. Danach hat er monatlich vor der Abrechnung den Abruf durchzuführen. Ein entsprechendes Abrufprotokoll wird nur erstellt, wenn Änderungen vorliegen. Für Arbeitgeber mit wenigen Arbeitnehmern empfiehlt es sich, den News-Service über das Elster-Portal zu nutzen. Der Arbeitgeber wird dann bis spätestens 5. des laufenden Monats per E-Mail informiert, ob Änderungen vorliegen, der monatliche Abruf würde dann entfallen.

Der Gesetzgeber hat außerdem die Option freigelassen, dass Arbeitgebern, die aufgrund technischer Probleme nach der Einführung der ELStAM nicht mit diesen arbeiten können, bis zu drei Monate weiterhin mit den Papiernachweisen arbeiten können.

Außerdem hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die abgerufenen ELStAM für einen Zeitraum von 6 Monaten nach dem ersten Abruf nicht zu nutzen, um etwa die Richtigkeit der gespeicherten Daten zu prüfen.

Da der Arbeitgeber den Arbeitnehmer darüber informieren muss, ab welchem Zeitpunkt er erstmals mit den elektronische Daten arbeitet, hat er auch die Information an den Arbeitnehmer weiterzugeben, wenn er eine der genannten Kulanzregelungen in Anspruch nimmt.

Sonstige Besonderheiten

Nach Aussage der Finanzverwaltung, ist im Hinblick auf den Datenschutz eine absolute Sicherheit gewährleistet. Aufgrund der langen Test- und Einführungsphase kann wohl davon ausgegangen werden, dass sich Datenschützer bereits eingehend mit dem System befasst haben.

Der Arbeitnehmer hat außerdem die Möglichkeit, Arbeitgeber für den Abruf der Daten freizugeben oder zu sperren. Auch hierdurch entsteht ein gewisser Datenschutz. Erhält der Arbeitgeber allerdings keine Steuermerkmale beim Abruf, hat er mit der Steuerklasse 6 abzurechnen.

Auszubildende, die erst nach 2010 mit einer Ausbildung begonnen haben, konnten in den letzten Jahren ohne Papiernachweise mit dem vereinfachten Verfahren mit der Steuerklasse Eins abgerechnet werden, wenn es sich um die erste Beschäftigung handelt. Diese Regelung gilt allerdings nur für Auszubildende. Dies bedeutet, dass nach dem Ende der Ausbildung diese vereinfachte Regelung nicht mehr angewendet werden kann. Endet also das Ausbildungsverhältnis zum Beispiel im August 2013 und wird der Arbeitnehmer weiter beschäftigt, benötigt er ab August die Papierbescheinigung des Finanzamtes!

Warten wir ab, welche Fragen und Probleme im Laufe des Einführungsjahres in der Praxis auftreten.

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