Wenn ein Unternehmer einen PKW, der dem Betriebsvermögen zuzurechnen ist, auch privat nutzt, stellt dies einen Eigenverbrauch dar. Dieser ist zu versteuern, denn die Anschaffung und die laufenden Kosten wie Versicherung, Treibstoff und Reparaturen mindern als Betriebsausgaben den zu versteuernden Gewinn des Unternehmens.

Das muss für den Teil dieser Kosten, die auf die Privatnutzung entfallen, durch die Besteuerung des Eigenverbrauchs wieder rückgängig gemacht werden. Ansonsten würde der Unternehmer gegenüber anderen Steuerpflichtigen einen nicht gerechtfertigten Vorteil erhalten. Die Versteuerung der privaten Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs kann entweder nach der sogenannten 1 % Regelung, oder aber nach der Fahrtenbuchmethode vorgenommen werden. Dabei ist zu beachten, dass grundsätzlich ein Wechsel der Besteuerungsmethode während eines Wirtschaftsjahres nicht zulässig ist. Von dieser Vorschrift darf nur abgewichen werden, wenn unterjährig ein anderes Fahrzeug für die Privatnutzung verwendet wird.

Die 1% Regelung Voraussetzung

Voraussetzung für die Zulässigkeit der Anwendung der 1% Regelung ist ein Anteil der betrieblichen Nutzung des PKW von mehr als 50% an der Gesamtnutzung. Dabei ist es unerheblich, ob das Fahrzeug gekauft, geleast oder gemietet wird. Beträgt die Privatnutzung dagegen weniger als 50%, darf die Versteuerung nur nach der Fahrtenbuchmethode vorgenommen werden. Bei der Ermittlung des prozentualen Anteils der Privatfahrten an den Gesamtfahrten sind die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten dem betrieblich veranlassten Anteil zuzurechnen. Auf jeden Fall sollte der Unternehmer in der Lage sein, dem Finanzamt (und damit gegebenenfalls auch einem Betriebsprüfer) nachzuweisen, dass die private Nutzung weniger als die Hälfte der Gesamtnutzung beträgt. Dafür muss er keine detaillierten Aufzeichnungen wie bei der Fahrtenbuchmethode führen, es reichen auch Kalendereintragungen, Reisekostenabrechnungen oder aussagekräftige Notizen über Kundenbesuche.

Methode

Bei der 1% Regelung wird der Besteuerung ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises zugrunde gelegt. Dieser Betrag wird monatlich als der Gegenwert des privaten Eigenverbrauchs versteuert, der durch die Privatnutzung des Firmen-PKW ausgelöst wird. Bei der Ermittlung des Bruttolistenpreises wird dabei immer vom Neupreis des PKW zum Zeitpunkt seiner Erstzulassung ausgegangen; Rabatte und Boni, die bei der Anschaffung eventuell gewährt wurden, sind somit nicht zu berücksichtigen. Und auch gebrauchte Fahrzeuge sind völlig unabhängig von ihrem Alter nach dieser Vorschrift zu bewerten. Sonderausstattung wie zum Beispiel eine Alarmanlage oder eine Anhängerkupplung sind dem Wert hinzuzurechnen, auch wenn sie nachträglich angeschafft wurden. Für eine Telefonanlage mit dazugehöriger Freisprecheinrichtung gilt dies allerdings nicht. Alle Preiskomponenten sind mit der im Anschaffungspreis enthaltenen Umsatzsteuer anzusetzen. Der Bruttolistenpreis wird zum Zwecke der Besteuerung immer auf volle einhundert Euro abgerundet.

Auch die Fahrten zwischen Wohnung des Unternehmers und Betrieb sind als Privatentnahmen anzusetzen, wobei wie bei Arbeitnehmern die Entfernungspauschale dagegen gerechnet wird: Für die Fahrten zum Betrieb sind demnach 0,03% des Bruttolistenpreise je Entfernungskilometer multipliziert mit zwölf (Jahresbetrachtung!) anzusetzen. Von diesem Wert dürfen dann für die sogenannte Pendlerpauschale 0,30 Euro für jeden Kilometer Entfernung abgesetzt werden. Bei preiswerten Fahrzeugen ist es so durchaus möglich, dass die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht mit Steuern belegt werden müssen.
Erfolgt ausnahmsweise in einem Monat keine Privatnutzung (beispielsweise aufgrund einer Auslandsreise mit dem Flugzeug oder eines längeren Krankenhausaufenthaltes), muss auch die Privatnutzung nicht versteuert werden. Belege für den Verzicht auf die Nutzung sollten für den Fall einer Betriebsprüfung unbedingt bereit gehalten werden.

Die Fahrtenbuchmethode

Diese Methode kann für betriebliche PKW nicht angewandt werden, wenn der PKW zu weniger als 10 % betrieblich genutzt wird, dann wird der Wagen zwingend dem Privatvermögen des Unternehmers zugeordnet. Für mit dem privaten PKW unternommene, betrieblich veranlasste Fahrten kann der Unternehmer dann Reisekostenabrechnungen geltend machen, in denen jeder gefahrene Kilometer mit 0,30 Euro angesetzt wird. Bei der Fahrtenbuchmethode wird jeder einzelne gefahrene Kilometer genau der betrieblichen oder privaten Nutzung zugeordnet. Der Besteuerung des Eigenverbrauchs wird dann die Bewertung der privat gefahrenen Kilometer mit den anteiligen Gesamtkosten des PKW zugrunde gelegt.

Anforderung an ein Fahrtenbuch

Damit das Fahrtenbuch von den Finanzbehörden anerkannt wird, müssen bestimmte Regeln eingehalten werden:
Es ist zeitnah zu führen, d.h. auf keinen Fall am Endes eines Monats als eine Art “Gedächtnisprotokoll”, sondern jede Fahrt muss nach ihrer Beendigung gewissenhaft ins Fahrtenbuch eingetragen werden. Außerdem ist es in geschlossener Form, also nicht als Loseblattsammlung, zu führen.

Im einzelnen sind für jede betrieblich veranlasste Fahrt folgende Angaben zu machen: Datum der Fahrt, Kilometerstand am Anfang und nach Beendigung der Fahrt, Ziel der Fahrt, Reisezweck und besuchte Geschäftspartner. Werden Umwege gemacht, ist dies mit Angabe des Grundes gesondert zu vermerken.

Für Privatfahrten reicht es, die gefahrenen Kilometer zu dokumentieren. Vorlagen für Fahrtenbücher, die all diesen Anforderungen entsprechen, können im Handel erworben werden. Auch das Führen elektronischer Fahrtenbücher ist erlaubt, besonders mit GPS-Anbindung ist eigentlich gewährleistet, dass es zu keinen Fehlern bei der Berechnung der Kilometer kommen kann. Allerdings erkennt der Fiskus elektronische Fahrtenbücher nicht an, wenn nicht garantiert werden kann, dass nachträgliche Änderungen durch den Steuerpflichtigen ausgeschlossen sind. Deswegen sollte man sich vor dem Kauf einer Software für ein elektronisches Fahrtenbuch genau erkundigen, ob es von den Steuerbehörden akzeptiert wird.

Wahl zwischen Eigenverbrauch PKW: 1% Regelung oder Fahrtenbuchmethode

Wer sich zwischen den beiden Methoden entscheiden kann, kommt nicht umhin auf Basis der geschätzten privaten und betrieblichen Fahrleistung des nächsten Wirtschaftsjahres zu berechnen, welche Berechnungsart steuerlich voraussichtlich vorteilhafter ist. Als Faustregel lässt sich sagen, dass das Fahrtenbuch dann tendenziell günstiger ist, wenn der betreffende PKW teuer war und die Privatnutzung eher gering ist. Allerdings sollte bei der Entscheidung auch berücksichtigt werden, dass die gewissenhafte Führung eines Fahrtenbuches gerade bei zahlreichen Fahrten sehr aufwändig sein kann.