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Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch. Kann ein Kassenbuch auch im Excel geführt werden – wann wird es durch das FA anerkannt


Da das Kassenbuch ein vom Unternehmer selbst erstellte Belegart ist, stellen sich häufig Fragen, ob ein solches überhaupt geführt werden muss, und wie es auszusehen hat. Natürlich kennt auch das Finanzamt die Unsicherheit der Steuerpflichtigen und setzt bei Steuerprüfungen gerne dort an. Die Möglichkeit, hier Fehler zu finden und Teile der Buchhaltung nicht anzuerkennen, ist groß. Das Finanzamt kann sogar die Kassenbuchhaltung als nicht schlüssig erachten und eine Schätzung vornehmen.

Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, sich im Vorfeld zu informieren, auf welche Details zu achten ist.

Muss jeder ein Kassenbuch führen?

Diese Antwort kann klar mit einem „Nein“ beantwortet werden. Für das Führen eines Kassenbuches gibt es keine klare gesetzliche Vorschrift. Vielmehr handelt sich bei einem Kassenbuch bzw. bei dem Kassenbestand um Umlaufvermögen im Sinne des §266 Abs. 2 Nr. B IV HGB und muss zum Jahresende mit dem entsprechenden Bestand bewertet und in der Bilanz aufgenommen werden. Da Unternehmen, die nicht unter die Buchführungspflicht fallen, und somit Ihren Gewinn nach §4 Abs. 3 EStG ermitteln, keine Auflistung von Aktiva und Passiva führen müssen, sind sie auch nicht dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.

Daneben sind Unternehmen, die keine Kasse im eigentlichen Sinn haben, ebenfalls nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Eine Kasse muss nicht nur obligatorisch in einem Buch vorhanden sein, sondern auch tatsächlich, in Form einer Geldkassette, eines Tresors, einer Ladenkasse etc. Nur wenn eine solche tatsächlich vorhanden ist, ist ein entsprechendes Kassenbuch zu führen. Allerdings kann sich kein Unternehmen, dessen Geschäftsabwicklungen zu einem überwiegenden Teil in bar abgewickelt werden, der Führung eines Kassenbuches entziehen. Ein Einzelhandel wird also in jedem Fall ein Kassenbuch führen müssen, da ansonsten keine Möglichkeit besteht, die Einnahmen und Ausgaben fortlaufend aufzuzeichnen.

Einzelfirmen oder Personengesellschaften können kleine Barbewegungen auch durch Privateinlagen bzw. – entnahmen abwickeln, sofern kein Kassenbuch geführt werden soll.

Verschiedene Kassenführungen

Das Kassenbuch ist lediglich eine Aufzeichnung der Ein- und Ausgaben der tatsächlich vorhandenen Kasse. Dabei gilt, wie bei der Hauptbuchhaltung auch, der Grundsatz, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgt. Sollten Einnahmen oder Ausgaben vorgenommen werden, für die kein Beleg vorhanden ist, z.B. Privateinlage etc. muss selbst ein Beleg – ein sog. Eigenbeleg – erstellt werden. Auf diesem können dann unter Umständen weitere Buchungsvermerke angebracht werden.

Unternehmen, die ihre geschäftliche Tätigkeit hauptsächlich unbar abwickeln, wird die Kasse lediglich geringe Bewegungen, wie etwa Porto, Getränke etc. aufweisen. Trotzdem sollte nicht von dem Grundsatz abgewichen werden, dass die Eintragungen zeitnah, also täglich vorgenommen werden. Eine ordentliche Kassenführung ermöglicht es immer und zu jeder Zeit einen Kassensturz vorzunehmen.

Wer größere Bewegungen, insbesondere Bareinnahmen, abwickelt, wird sich dazu entschließen, eine Ladenkasse zu führen. Dazu gibt es verschiedene Ausführungen, wie etwa die Registrierkasse oder eine einfache, offene Kasse. Elektronische Registrierkassen ermöglichen neben der reinen Auflistung der Ein- und Ausgaben auch verschiedene Auswertungen. Wenn eine solche Kasse geführt wird, ist ein Tagesbon auszudrucken und die Tagesumsätze, evtl. unterteilt in verschiedene Umsatzgruppen etc., in das Kassenbuch einzutragen. Bei späteren Prüfungen kann jede Kassenbewegung – egal ob Einnahme, Storno etc. – nachvollzogen werden.

Wer keine Registrierkasse hat, ermittelt seinen Umsatz vielleicht nach den Tageseinnahmen. Morgens wird mit einem bestimmten Kassenbestand begonnen und abends, nach der Kontrolle des Kassenbestandes, die Differenz als Umsatz bzw. Tageseinnahmen in das Kassenbuch aufgenommen. Sind zwischenzeitlich Entnahmen vorgenommen worden, z.B. für Wareneinkäufe etc., ist dies natürlich mit einem entsprechenden Beleg die Ausgabe einzutragen. Auch dieser Form der Kassenführung ist grundsätzlich nichts entgegenzusetzen.

Wichtig ist immer, dass das Kassenbuch nachvollziehbar und ohne Lücken geführt wird. Falsche Eintragungen müssen gestrichen werden. Auch sollte regelmäßig der reale Kassenbestand mit den Buchwerten überprüft werden.

Wie sieht ein Kassenbuch aus?

Es gibt keine bestimmte Form. So kann das Kassenbuch sowohl als Loseblatt- oder als Buchform geschrieben werden. Es spricht auch nichts dagegen, die Eintragungen in einer Excel-Tabelle als Rechenhilfe vorzunehmen, allerdings sollte beachtet werden, dass keine nachträglichen Eintragungen vorgenommen werden dürfen. Sollte dem Finanzamt Unstimmigkeiten auffallen, kann es sich durchaus an diese jederzeit veränderbaren Excel-Tabellen stören.

Am sichersten ist immer noch das altbewährte handgeschriebene Kassenbuch, welches in jedem gängigen Schreibwarengeschäft gekauft werden kann. Es erfüllt alle notwendigen Voraussetzungen, kann nicht problemlos nachträglich geändert werden und ist relativ einfach und schnell zu führen. Wer sich für die PC-gestützte Kassenführung entscheidet, sollte sich unbedingt vergewissern, dass das eingesetzte System den Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf die nachträgliche Änderbarkeit, entspricht.

Eine Meinung bisher zum Beitrag Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch. Kann ein Kassenbuch auch im Excel geführt werden – wann wird es durch das FA anerkannt

  1. Boettcher sagt:

    Wäre denn folgende Variante zulässig?

    Kassenbuch wird in Excel geführt. Zum Monatsende versieht der Steuerberater die Tabelle mit einem passwortgesicherten Schreibschutz. Das Passwort kennt nur er.

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